Audentese Koolide SA privaatsuspoliitika

Hindame Audentese erakoolis (edaspidi erakool), Audentese spordigümnaasiumis (edaspidi spordigümnaasium), Audentese lastekoolis (edaspidi lastekool), Audentese rahvusvahelises koolis (edaspidi rahvusvaheline kool) ja Audentese huvikeskuses (edaspidi huvikeskus) kõrgelt Sinu privaatsust. Meie privaatsuspoliitika aitab Sul mõista, miks ja kuidas me isikuandmeid töötleme ning millised on Sinu õigused seoses isikuandmetega.

See privaatsuspoliitika kohaldub Sulle, kui

• oled või oled avaldanud soovi olla meie klient;
• kasutad meie teenuseid ilma koostöölepinguta, näiteks esitad kooli sisseastumise avalduse, käid lapsega beebikoolis, laps käib huviringis või osaleb linnalaagris jms.

Isikuandmete vastutav töötleja on vastavalt kliendisuhtele ja tarbitavale teenusele Audentese erakool, Audentese spordigümnaasium, Audentese lastekool, Audentese rahvusvaheline kool või Audentese huvikeskus (Tondi 84/1, 11316 Tallinn; e-post [email protected]).

 

Milliseid isikuandmeid töötleme

Töötleme nelja tüüpi isikuandmeid:

• üldandmed on ees- ja perekonnanimi, isikukood, pilt, dokumendi (sünnitunnistuse, passi või ID-kaardi ja õpilaspileti) kehtivus;
• kontaktandmed on telefoninumber, e-posti aadress ja elukoha aadress;
• terviseandmed on andmed õpilase tervisliku seisundi kohta (sh menüü piirangud);
• turvakaamera salvestised on isikute ja vara kaitseks kasutatava turvakaamera salvestised.

 

Isikuandmete töötlemise õiguslikud alused

Lähtume isikuandmeid töödeldes õiguslikest alustest, milleks on kas

• lepingu täitmise (sealhulgas teenuse osutamise) vajadus;
• seadusest tulenev kohustus;
• õigustatud huvi või
• lapsevanema või vähemalt 18-aastase õpilase nõusolek.

 

Lepingu täitmiseks (sealhulgas teenuste osutamiseks) vajalik andmetöötlus

Näiteks:

Töötlemise eesmärk	Töödeldavad isikuandmed
	Üldandmed	Kontaktandmed	Terviseandmed	Turvakaamera salvestised
Lepingueelne suhtlus: kooli astumine	+	+	+
Koostöösuhte loomine koostöölepingu või ühekordse teenuse alusel	+	+	+
Koostöösuhte hoidmine ja arendamine	+	+	+
Arveldused: arvete koostamine ja saatmine ning maksete kogumine	+	+
Teenuste osutamist mõjutavate asjaolude ja sündmuste haldamine: info edastamine, olukordade lahendamine jms	+	+		+

 

Seadustest tulenev andmetöötlus
Kui andmete töötlemise kohustus tuleneb seadusest, siis ei saa erakool, spordigümnaasium, lastekool, rahvusvaheline kool, huvikeskus ega lapsevanem seda mõjutada. Seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks töötleme andmeid järgmistel eesmärkidel.

Näiteks:

Töötlemise eesmärk	Töödeldavad isikuandmed
	Üldandmed	Kontaktandmed	Terviseandmed	Turvakaamera salvestised
Raamatupidamine (sealhulgas alusdokumentide säilitamine)	+	+
Andmekaitse inspektsiooni ja andmesubjekti teavitamine isikuandmetega seotud rikkumisest	+	+
Avaliku võimuorgani ja riigiasutuse infopäringule vastamine	+	+

 

Õigustatud huvist lähtuv andmetöötlus
Õigustatud huvil põhineva andmetöötluse eesmärk on

• arendada meie teenuseid ja tooteid, muutes neid paremaks;
• kaitsta vara, õpilasi, lapsevanemaid ja töötajaid;
• teha statistikat ja langetada selle põhjal otsuseid.

Õigustatud huvi alusel toimuvaks andmetöötluseks ei ole me ühegi seaduse ega lepinguga kohustatud, aga me ei vaja selleks ka lapsevanema nõusolekut. Samas on Sul õigus küsida meilt selgitusi ja esitada vastuväide, kui leiad, et nende andmete töötlemine alltoodud eesmärkidel riivab Sinu õigusi.

Näiteks:

Töötlemise eesmärk	Töödeldavad isikuandmed
	Üldandmed	Kontaktandmed	Terviseandmed	Turvakaamera salvestised
Teenuste haldamine ja arendamine	+	+	+
Audentese-sisene andmevahetus	+	+
Vara, töötajate, õpilaste ja lastevanemate ning andmete kaitse				+
Turundustegevus	+	+
Koostöösuhte hoidmine ja arendamine: igapäevane suhtlus ning infovahetus	+	+

Lisaks ülaltoodud eesmärkidele võime õigustatud huvi alusel töödelda andmeid ka muul eesmärgil, kui see on mõistlikus seoses meie põhitegevusega ja vajalik selle arendamiseks.

 

Nõusolekul põhinev andmetöötlus
Selleks et võiksime näiteks edastada Sulle uudiskirju ja saata just Sinu vajadustest lähtuvaid pakkumisi, vajame Sinu nõusolekut. Võid nõusoleku alati tagasi võtta, teavitades meid sellest kirjalikult büroojuhi juures või e-posti aadressil [email protected].

Näiteks:

Töötlemise eesmärk	Töödeldavad isikuandmed
	Üldandmed	Kontaktandmed	Terviseandmed	Turvakaamera salvestised
Otseturundus (e-kirjad, uudiskirjad, pakkumised jms)	+	+
Üritustel ja sündmustel jäädvustatud fotode ja videote kajastamine Audentese kodulehel, sotsiaalmeedias või muus taolises infokanalis	+
Kooli esindamisega (olümpiaadil, võistlusel, näitusel jms) info avaldamine Audentese kodulehel, sotsiaalmeedias või muus taolises infokanalis	+

 

Pildistamine või muu salvestamine üritustel
Isikute nõusolekut ei küsita üritustel pildistamiseks või salvestamiseks, kui ürituse iseloomust tulenevalt on pildistamine ja salvestamine eeldatav (aktused, kontserdid jms).

 

Andmetöötlus väljaspool Audentest

Väljastpoolt Audentest pääsevad Sinu andmetele ligi üksnes

• isikud, kes osutavad meile teenuseid, ehk majandustarkvara, IT haldus- ja hooldusteenuse ning meiliserveri teenuse pakkuja, veebilehe haldaja, audiitor, jurist, andmeanalüüsi tarkvara arendaja ning inkassoteenuse pakkuja, kellega sõlmime kliendi isikuandmeid kaitsva andmetöötluse ja -kaitse lepingu;
• avalikud võimuorganid ja valitsusasutused, näiteks politsei, kohtud, häirekeskus ning andmekaitse inspektsioon. Neile edastame Sinu andmeid ainult juhul, kui mõni seadus kohustab meid seda tegema.

Me ei edasta Sinu isikuandmeid väljapoole Euroopa majanduspiirkonda ega riikidesse, mille kohta ei ole direktiivi 95/46/EÜ artikli 25 lõike 6 või selle järglasdokumendiks oleva isikuandmete kaitse üldmääruse (EL) 2016/679 artikli 45 lõike 1 alusel kaitse piisavuse otsust tehtud.

 

Isikuandmete säilitamise aeg

Me hoiame Sinu isikuandmeid alles seni, kuni seadusandlus meid selleks kohustab või kuni on saavutatud nende andmete kasutamise eesmärk.

Näiteks:

Säilitamise aeg	Näited
Üks kuu (peale seda algab ülesalvestamine)	Turvakaamera salvestis
Vastavalt seadusele	Õppetegevusega seotud andmed (käskkirjad, eksamite protokollid jms)
Seitse aastat koostöölepingu lõppemisest või lõpetamisest	Raamatupidamise alusdokumendid ja vahetult sellega seotud dokumendid
Kuni nõusoleku tagasivõtmiseni	Andmed, mille töötlemiseks oled andnud nõusoleku (näiteks uudiskiri, pakkumised jms)

 

Isikuandmete kaitse meetmed

Kaitseme Sinu isikuandmeid füüsiliste, tehniliste ja organisatoorsete meetmetega.

Kaitseme Sinu isikuandmeid vajalike füüsiliste meetmetega, muuhulgas
Rakendame järgmisi füüsilisi meetmeid: isikuandmeid sisaldavaid paberdokumente hoiame ruumis ja kapis, mis on lukustatud või arhiivis ning millele pääsevad oma tööülesannete täitmiseks ligi vaid kindlad töötajad. Kasutusele on võetud meetmed, et kaitsta andmete töötlemise ruume ja IT-süsteeme tule, ülekuumenemise, vee, voolukõikumiste ning voolukatkestuste eest.

Kaitseme Sinu isikuandmeid vajalike tehniliste meetmetega, muuhulgas
rakendame järgmisi tehnilisi meetmeid:

• kasutame videovalvet;
• kõik tööarvutid on kaitstud parooli alusel avaneva ekraanisäästjaga;
• IT-süsteem lukustab kasutajatunnuse, kui ebaõnnestunud sisenemiskatsete arv ületab kindla piiri;
• eriti ohustatud süsteemid – näiteks sülearvutid ja nutitelefonid – on piisavalt hästi kaitstud (kasutame näiteks krüpteerimist, VPN-ühendust jms).

Kaitseme Sinu isikuandmeid vajalike organisatoorsete meetmetega, muuhulgas
rakendame järgmisi organisatoorseid meetmeid:

• igale IT-süsteemide kasutajale on määratud roll ja profiil;
• kui töötaja lõpetab Audentesega töölepingu, siis tema ligipääsuõigus tühistatakse;
• avalikest ruumidest ei pääse ilma volituseta ruumidesse, kus töödeldakse isikuandmeid;
• ettevõttevälise teenusepakkujaga, kes töötleb erakooli, spordigümnaasiumi, lastekooli, rahvusvahelise kooli, huvikeskuse klientide isikuandmeid, sõlmime lepingu, milles teenusepakkuja kohustub kaitsma isikuandmete konfidentsiaalsust ja turvalisust ning töötlema isikuandmeid kohalduvate õigusaktide järgi.

 

Sinu õigused seoses isikuandmetega

Õigus isikuandmetega tutvuda
Sul on õigus teada,

• milliseid andmeid oleme Sinu ja Sinu lapse kohta kogunud;
• mis eesmärgil neid töötleme;
• kellele andmed avalikustame;
• kui kaua andmeid säilitame;
• millistel tingimustel saad oma ja lapse isikuandmeid parandada ja kustutada või nende töötlemist piirata.

Vastame Sinu päringule 30 päeva jooksul.

Õigus andmeid parandada
Sa võid nõuda enda ja lapse isikuandmete parandamist, juhul kui need on ebaõiged või puudulikud.

Õigus andmeid kustutada
Sul on õigus nõuda, et kustutaksime Sinu ja lapse isikuandmed. See õigus tekib eelkõige siis, kui nende andmete töötlemise aluseks on meie õigustatud huvi või Sinu antud nõusolek.

Õigus töötlemist piirata
Sul on õigus piirata oma ja lapse isikuandmete töötlemine teatud ajaks isikuandmete kaitse üldmääruses toodud juhtudel, eelkõige kui oled esitanud andmetöötluse asjus vastuväite.

Õigus esitada vastuväidet
Sa võid esitada vastuväite sellisele andmetöötlusele, mille aluseks on õigustatud huvi. Pärast vastuväite saamist lõpetame Sinu ja/või lapse isikuandmete töötlemise, v.a juhul, kui meil on võimalik tõendada, et töötleme neid andmeid mõjuval ja õiguspärasel põhjusel.

Õigus andmeid üle kanda
Juhul kui isikuandmete töötlemine põhineb Sinu nõusolekul või meiega sõlmitud koostöölepingul ja me töötleme andmeid automatiseeritult, siis on Sul õigus saada enda või lapse isikuandmeid struktureeritud, üldkasutatavas vormingus ja masinloetaval kujul. Samuti võid nõuda, et Audentes edastaks andmed otse teisele teenusepakkujale, kui see on tehniliselt võimalik (st teine teenusepakkuja saab neid edastataval kujul vastu võtta).

 

Turvakaamera kasutamine

Kasutame turvakaameraid selleks, et kaitsta erakooli, spordigümnaasiumi, lastekooli, rahvusvahelist kooli ja huvikeskust, tema töötajaid ja kliente ning nende vara. Turvakaamerad on paigutatud majadesse ja ruumidesse selliselt, et jälgimisalasse jäävad sissepääsud, koridorid ja parklad.

Videojälgimise põhitingimused on järgmised:

• kaamerate kasutamise õiguslikuks aluseks on meie õigustatud huvi;
• jälgimissüsteem on statsionaarne ja digitaalne ning võimaldab pilti suurendada;
• me edastame seadusest tuleneva nõude korral salvestise vastava nõudeõigusega avalikele võimuorganitele ja valitsusasutustele;
• koolimaja reaalajas jälgimissüsteemile pääsevad ligi valvelaua töötajad, IT-juht, haldusjuht ja majandusjuhataja;
• õpilaskodu reaalajas jälgimissüsteemile pääsevad ligi õpilaskodu administraatorid, IT-juht, haldusjuht ja majandusjuhataja;
• salvestistele pääsevad ligi IT-juht, haldusjuht ja majandusjuhataja;
• salvestist säilitame ühe kuu, seejärel kirjutab videosüsteem selle automaatselt üle;
• salvestamine toimub ööpäev läbi;
• jälgimisel kasutame ka salvestamist ja vajadusel järelvaatamist;
• jälgimissüsteemiga kogutavad andmed on kaitstud: salvestised asuvad selleks ette nähtud andmekandjal, millele pääsevad ligi IT-juht, haldusjuht ja majandusjuhataja.

Kuidas saad tutvuda enda kohta kogutud andmetega?
Enda kohta kogutud andmetega tutvumiseks pöördu meie poole e-posti aadressil [email protected].

Turvakaamera salvestiste puhul arvesta sellega, et

• säilitame neid vaid ühe kuu;
• teiste salvestisele jäädvustatud isikute õiguste ja huvide kaitsmiseks peame muutma nad videol tuvastamatuks, mistõttu ei saa me salvestisega tutvumist võimaldada kohe. Kulutused, mis on vajalikud, et muuta teised jäädvustatud isikud salvestisel tuvastamatuks, tasub salvestise väljanõudja.

Lisainfo
Kui soovid oma isikuandmete või õiguste kohta lisateavet, siis pöördu meie poole e-posti aadressil [email protected].

 

Alus: Audentese Koolide SA juhatuse otsus 17.02.2020 nr 7 p 3.1.