erakooli uudiskiri

Büroojuhtide tööpäev on suhtlusrohke

20.04.2018

Kuna meie erakool tegutseb kahes majas, on meil ka kaks büroojuhti: väikeses majas Kristi Tomingas ja suures majas Liisa Hunt. Uurisime büroojuhtidelt, milles seisneb nende igapäevatöö ning mis neile töös ja elus rõõmu valmistab.

Mis on teie kui büroojuhtide peamised tööülesanded ja kellega te koolis kõige rohkem kokku puutute?
Kristi: Büroojuhina tagan infovahetuse, suhtlen klientidega, vormistan ja haldan dokumente, valmistan ette koostöölepinguid ning jälgin, et kõigi õpilaste lepingud saaksid allkirjastatud. Iga kuu lõpus tuleb mul koostada ka arved lapsevanematele.
Kolleegidest suhtlen tihedalt just algkooli klassijuhatajate ja lastekooli rühmaõpetajatega, loomulikult ka raamatupidaja ning suure koolimaja büroojuhiga. Kõige enam tööjuttu on mul rääkida algkooli õppejuhi ning lastekooli ja huvikeskuse juhatajaga.
Liisa: Põhiliselt hoolitsen selle eest, et kooli büroo töö ja infovahetus laabuks, vormistan ka dokumente ning täidan paljusid muid igapäevaseid ülesandeid. Oluline on olla kättesaadav nii lapsevanemale, õpilasele kui ka kolleegile.
Kõige rohkem puutun töös kokku tugiüksuse personali ja juhatusega.

Milliseid omadusi teie töö nõuab?
Kristi: Büroojuht peab olema koostöövalmis ja paindlik ning see töö eeldab ka planeerimisoskust.
Liisa: Kindlasti on vaja head organiseerimisvõimet, pingetaluvust ja suhtlemisoskust. Väga oluline on korraldada oma tegemisi süsteemselt ja läbi mõeldult, sest arvestama peab nii tähtajaliste töödega kui ka ootamatute probleemidega, mis nõuavad kiiret reageerimist.

Mis teemal õpilased teie poole pöörduvad?
Liisa: Õpilased pöörduvad tavaliselt büroosse kadunud õpilaspileti asjus või mõnes tunniplaani ja õppetööd puudutavas küsimuses.
Kristi: Aeg-ajalt juhtub, et mõni väike sõrm vajab plaasterdamist või läheb koolipäeva jooksul mõni ese kaduma. Vahel soovib laps büroost vanemale helistada, kui mobiiltelefon on jäänud koju või aku saanud tühjaks. Kindel on see, et mistahes mure puhul aitab alati lapse ärakuulamine, julgustus ja soe sõna.

Millal tasub lapsevanemal teiega ühendust võtta?
Kristi: Lapsevanemad pöörduvad minu poole väga erinevates küsimustes. Koostan iga kuu lastekooli ja huvikeskuse arveid. Pärast nende väljastamist tekib vahel ikka küsimusi mõne arve kohta. Sellisel juhul tasub kindlasti büroosse kirjutada-helistada või sealt läbi astuda, et saaksime arve koos üle vaadata.
Samuti võiks lapsevanem julgesti ühendust võtta siis, kui koostöölepingu sõlmimisel tekib küsimus mõne lepingupunkti kohta.
Kui ma ise ei oska konkreetsele küsimusele kohe vastata, siis kontakteerun kolleegiga: koos leiame igale murele lahenduse.
Liisa: Minu poole võib vanem pöörduda näiteks juhul, kui tal on küsimusi arve, lepingu või mõne muu kooliga seotud teema kohta. Büroosse tasub tegelikult alati pöörduda: kui ma ise ei oska aidata, siis suunan lapsevanema õige inimeseni.

Liisa, Sina töötad sellest õppeaastast suures koolimajas ja enne seda olid väikese koolimaja büroojuht. Kas ja mille poolest erineb büroojuhi töö nendes kahes majas?
Põhiülesanded on büroojuhtidel samad. Suures majas puutun enam kokku eri üksuste inimestega ja ootamatuid tegemisi tuleb sagedamini ette. Õpilased on vanemad, seega on nendega otse suhtlemist rohkem kui väikeses majas.

Kristi, Sina viibisid vahepeal lapsepuhkusel ja oled sellest õppeaastast Audenteses tagasi. Kas eemal oldud aja jooksul on büroojuhi töö muutunud?
Töö on jäänud üldjoontes samaks. Kuna aga vahepeal oli möödunud ligi kolm aastat, pidin alguses palju asju meelde tuletama ja taas töörütmi sisse elama.
Kõige suurem ümberkorraldus büroojuhtide töös toimus juba paar aastat enne lapsehoolduspuhkusele minekut. Siis loodi Audentese kliendikeskkond, mis võimaldab koostöölepinguid sõlmida ning lapsi järgmise õppeaasta klassi ja rühma registreerida elektrooniliselt. Tänu sellele läks büroojuhtide töö palju efektiivsemaks ja hõlpsamaks.

Kui palju te jõuate osaleda kooliüritustel?
Kristi: Kuna tööpäevad on kiired, ei jää mul õpilasüritustel osalemiseks kuigi palju aega. Samas olen alati valmis aitama, kui saan mõne ürituse ettevalmistamisel kaasa lüüa.
Audentese väikese koolimaja väga vahva traditsioon on iga-aastane jõululaat, mis toob algkoolimajja palju elevust. Sellel laadal osalemist olen alati nautinud.
Liisa: Kui saan, siis võtan kooliüritustest heameelega osa. Igakord ei ole see tööülesannete tõttu võimalik.

Mis valmistab tööl rõõmu?
Kristi: Rõõmu pakuvad väga toredad kolleegid, kes hoiavad alati ühte ja toetavad üksteist. Kindlasti teeb heameelt see, kui olen saanud anda oma panuse, et Audentese klient tunneks ennast meil hoitult.
Liisa: Mul on väga hea meel, et saan töötada koos nii meeldivate ja professionaalsete inimestega. Büroojuhi töö juures valmistab rõõmu veel see, kui suudan kedagi aidata ja kasulik olla.

Teie töö eeldab palju suhtlemist ja te peate olema pidevalt kättesaadavad. Kust te oma energia ammutate?
Liisa: Väga oluline on mulle töö ja eraelu vaheline tasakaal. Puhkepäevadel üritan end töömõtetest välja lülitada ja pühendun oma lemmiktegevustele, milleks on trenn, kokkamine, reisimine ning lähedastega olemine.
Tööle peab inimene tulema puhanult ja positiivsete emotsioonidega, siis on tal energiat täielikult tööle pühenduda.
Kristi: Mina ammutan oma peamise jõu ühelt väikeselt, äsja kolmeseks saanud energiapommilt, kes ühelt poolt võtab rohkesti energiat, kuid kellelt tuleb see topeltkoguses tagasi. Väga palju mul praegu muudeks hobideks ja ettevõtmisteks aega ei jää, kuid sellest pole midagi.
Ootan juba väga tõelise kevade saabumist, et saaksime õues rohkem aega veeta ja toredaid tegevusi ette võtta.

Liisa, Sina tegeled aktiivselt spordiga. Palun räägi sellest lähemalt.
Minu suurim hobi ja kirg on toitumis- ning treeninguvaldkond.
Hakkasin ise jõusaalis treenima umbes viis-kuus aastat tagasi. Mingil hetkel tundsin, et tahan oma teadmisi ka teistele jagada. Seega läksin koolitusele ja omandasin treenerikutse.
Olen andnud nii rühmatrenne kui ka juhendanud jõusaalis. Samuti olen olnud õpetaja mitmesugustel toitumis- ja fitnessikoolitustel. Alates 2016. aasta sügisest juhendan põhitöö kõrvalt treeninguid ühes kesklinna personaaltreeningute stuudios. Praeguseks olen lubanud ennast asendustreeneri rolli, et sealne töökoormus liiga suureks ei kasvaks.
Päris palju aitan oma lähedasi ja tuttavaid, kes küsivad toitumis- ning trenniteemal ikka aeg-ajalt nõu. On hea tunne, kui saan kellelegi soovitusi jagada ja näen sealjuures tema arengut. Usun, et oma tervise eest hoolitsemine on oluline ja et sport on parim stressiravim.
Minu väike unistus on tegeleda fitnessiga professionaalsemal tasemel. Kuna praegu tunnen, et sooviksin ennast nii vaimselt kui ka füüsiliselt veel arendada, pole ma võistlusteni jõudnud.
Treening ja tasakaalukas toitumine on saanud minu elustiiliks ning soovitan seda kõigile, et saaksite hoida oma tervist ja rõõmsat meelt.